8 Dicas Indispensáveis para fazer sua lista de convidados e ainda economizar no número total de convidados

Não menospreze a importância da sua lista de convidados, é ela a principal responsável pelos maiores gastos da sua festa como o tamanho do espaço, a quantidade de doces, salgados e bebidas, quantidade de mesas, lembrancinhas e muito mais. A vontade é de compartilhar esta data com o maior número de pessoas possíveis, mas nem sempre o orçamento da família permite. Portanto, siga abaixo algumas dicas para você montar sua lista de convidados sem estresse, economizando no número total de convidados e diminuindo os custos de sua festa.

1) Não siga nenhuma regra ao “pé da letra”

As sugestões que descrevemos aqui, ou que você acha pela net, são para lhe ajudar a achar um número de convidados de maneira sensata. Cada festa possui suas particularidades, cada debutante e sua família, tem seu jeito de se relacionar socialmente e, portanto, você deve deixar que o bom senso venha primeiro que qualquer regra.

2) Peça e aceite ajuda de sua família

Nunca faça sua lista de convidados sozinha! É muito fácil esquecer de muita gente importante e, você precisa ter um número preciso - O QUANTO ANTES - para definir os custos corretos e não ter surpresas desagradáveis.

3) Use o excel para organizar sua lista

Você pode fazer sua lista de convidados em um caderno apenas como rascunho inicial, pois é comum precisar fazer alterações a todo momento e, o papel e a caneta, não são muito indicados para esta tarefa. O excel possui linhas e colunas que podem ser manipuladas sem alterar os registros vizinhos, este recurso facilita bastante confecção de sua lista e a contagem final. Veja abaixo um exemplo de lista de convidados feita no excel para usarmos nesta matéria:

4) Organize sua lista por afinidade

A idéia é simples! Faça colunas e classifique cada coluna pelo grau de afinidade que as pessoas possuem com você e sua família. Perceba que no exemplo de planilha que estamos utilizando acima, as pessoas indispensáveis ficam em uma mesma coluna, as pessoas com afinidade moderada ficam em outra a direita, pessoas com pouquíssima afinidade ficam em uma terceira coluna. Esta organização vai ajudar você a fazer cortes de convidados (se necessário) sem comprometer a presença de pessoas mais próximas.

Exemplo de lista de convidados organizada por afinidade:

• A - Coluna de grande afinidade (pessoas indispensáveis e familiares próximos);
• B - Coluna de afinidade moderada;
• C - Coluna de pouca afinidade ou nenhuma afinidade;
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5) Agrupe pessoas de uma mesma família

Agrupe pessoas de uma mesma família, ou pessoas que moram em uma mesma casa, para facilitar a contagem de convites formais e a organização da confirmação de presença posterior, através de um telefone comum a todos do mesmo grupo. Utilizamos uma linha de borda mais grossa na planilha para facilitar esta visualização. Veja o exemplo abaixo:

Uma lista bem feita pode lhe fornecer diversos números importantes. A função da lista não é apenas fornecer a quantidade de convidados. Veja no exemplo acima que você pode saber com facilidade a quantidade de convites, lembrancinhas e a ligação entre as pessoas para depois fazer um corte se for necessário.

6) Critérios para diminuir o número de convidados

Elaborando sua lista de convidados por grau de afinidade da maneira que estamos demonstrando, fica fácil você fazer cortes de maneira segura quando o número de convidados ficar muito grande. A idéia é cortar primeiro a coluna de pessoas que você possui pouca ou nenhuma afinidade.

Neste exemplo, temos um total de 28 pessoas. Excluindo as pessoas da coluna de nehuma afinidade, conseguimos tirar 4 nomes da lista sem pesar na consciência e baixamos o número de convidados para 24 pessoas.

Meu Deus! O número de convidados da minha lista ainda está alto demais. Você pode fazer o segundo corte na lista para diminuir ainda mais o número de convidados de maneira segura. Repasse os nomes da sua lista que estão na coluna de afinidade moderada e veja se você pode excluir alguém, ou se é necessário excluir coluna toda.

Perceba que você conseguiu tirar quase 30% de pessoas com este método e "enxugar" sua lista para 17 pessoas que são indispensáveis na sua festa.

7) Estabeleça um limite para sua lista

Acho interessante você fazer sua lista com todas as pessoas que desejaria convidar e depois ir ajustando conforme o orçamento, mas se tudo que expliquei até agora não for suficiente, estabeleça um número máximo de convidados, conforme sua possibilidade financeira, e volte a filtrar as pessoas da coluna indispensáveis.

8) Confirmação de presença é essencial

Acredite! A média de faltas em uma festa tem uma variação de 10 a 20% do total de seus convidados. Parece um absurdo depois de tanta preparação, mas esta porcentagem é real. Para tentar diminuir estes números e deixar sua lista de convidados mais “justa” a confirmação de presença é essencial. Dê preferência a confirmação de presença ativa (alguém contratado entra em contato via telefone com seu convidado solicitando a confirmação). Evite que familiares ou você fique com esta tarefa. As pessoas são mais sinceras com alguém que seja neutra aos interesses da festa.